Tietosuojaseloste

Kaiku HR Oy, joka toimii rekisterinpitäjänä myös tytäryhtiöilleen
Tehtaankatu 6
26100 Rauma
FI2591194-3

Anniina Aho
Tietosuojavastaava
Kaiku HR Oy
anniina.aho@kaikuhr.fi
+358 (0) 45 632 4093

Kaiku HR Oy:n työntekijä-, työnhakija- ja asiakasrekisterit

Rekisteriä käytetään asiakassuhteiden hoitoon, yhteydenpitoon työnhakijoihin ja työntekijöihin sekä työsuhteisiin liittyvien asioiden hoitoon mm. palkkahallinnolliset asiat. Rekisteristä luovutetaan ainoastaan tarpeellisia tietoja kolmansille osapuolille tarvittaessa esim. asiakasyrityksille työnhakuprosessien etenemiseksi, työterveyshuollolle, vakuutusyhtiölle, tilitoimistolle, ulosottovirastolle, TE-keskukselle, ammattiyhdistyksille, Kelalle ym. Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille suoramarkkinointitarkoituksiin.

Työnhakijarekisteri pitää sisällään työnhakijalta itseltään saadut ja kerätyt tiedot työ- ja koulutushistoriasta, sekä henkilön yksilöintitiedot kuten nimi, osoite ja puhelinnumero, sähköpostiosoite ja syntymäaika. Lisäksi työnhakijoilta kerätään tarvittavien korttien voimassaoloajat, kuten työturvallisuus-, sähkötyö-, ensiapu- ja tulityökortit. Lisäksi mahdolliset muut hakijan itse antamat lisätiedot.

Työntekijärekisteri pitää sisällään edellä mainittujen tietojen lisäksi mm. sosiaaliturvatunnuksen, tilinumeron, mahdollisen valokuvan, veronumeron ja verottajan vaatimat tiedot, mahdolliset suoraveloituspyynnöt ammattiyhdistyksille, maksukiellot, palkkatiedot, tuntikirjanpito ym. Erillään muista henkilötiedoista säilytetään mahdollisesti tarvittavia arkaluontoisempia tietoja, kuten sairaslomatodistuksia.

Asiakasrekisteri pitää sisällään yhteyshenkilöiden yhteystiedot, yrityksen yhteys- ja yritystiedot, palkkajaksotiedot sekä muut sopimukselliset tiedot esimerkiksi laskutukseen liittyen.

Rekisterien yhteys- ja asiakkuustiedot saadaan asiakas-/työsuhteen syntyessä ja työnhakuprosessien käynnistyessä. Tiedot saadaan pääsääntöisesti asiakkuuksien yhteyshenkilöiltä, rekisteröidyiltä itseltään sekä viranomaisilta. Tietoja päivitetään aina tarvittaessa. Yritys voi merkitä rekistereihin myös sellaisten henkilöiden tietoja, joihin pyritään luomaan asiakassuhteita. Kyseiset tiedot saadaan päivittäisen liiketoiminnan osana, rekisteröidyiltä itseltään ja tai esim. rekisteritietoja tarjoavilta tahoilta.

Tietoja ei luovuteta tarpeettomille, ulkopuolisille tahoille. Tietoja voidaan kuitenkin luovuttaa lain edellyttämissä ja sallimissa rajoissa viranomaistahoille. Henkilötietojen käsittelyn ulkoistamistilanteissa tarpeellisia tietoja voidaan henkilötietolainsäädännön mukaisesti antaa toimeksiannon saaneelle henkilötietojen käsittelijälle, kuten tilitoimistolle. Alihankintatilanteissa tietoja käsitellään Kaiku HR Oy:n lukuun, jolloin varmistetaan, ettei tietoja käytetä muuhun kuin sopimuksenmukaisten palveluiden tuottamiseen. Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ilman rekisteröidyn suostumusta.

Tarpeellinen, säilytystä vaativa manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa kaapeissa. Sähköisesti käsiteltävät tiedot on suojattu organisaation ulkopuolisilta henkilökohtaisen salasanan takana olevilla sisäisillä järjestelmillä sekä tarvittaessa salatulla sähköpostiyhteydellä.

Tietokannan käyttöoikeudet on rajattu henkilökunnan työtehtävistä riippuen tarpeelliselle tasolle. Tietoja käsittelevät ainoastaan sellaiset henkilöt, joiden työtehtävien hoitaminen tietojen käsittelyä edellyttää. Henkilötietojen käsittelyissä kunnioitetaan rekisteröidyn oikeuksia ja yksityisyydensuojaa, ja noudatetaan henkilötietolain luomia raameja. Kerättävien henkilötietojen määrä minimoidaan, ja pyritään mahdollisimman sähköiseen linjaan.

Henkilötietoja käsitellään sopimus- tai asiakassuhteen voimassaoloajan. Rekisteröidyn työnhakijan omasta pyynnöstä häntä koskevat tiedot poistetaan, jos tietojen säilyttämiselle ei ole perustetta. Sopimus- ja asiakassuhteiden päätyttyä henkilötiedot poistetaan lain vaatiman 10 vuoden säilytysajan jälkeen. Henkilötietoja säilytetään siihen saakka, kun tietojen säilyttämiselle ei enää ole perustetta, kuitenkin tarvittaessa lainsäädännön vaatiman ajan.

Rekisteröidyllä on Henkilötietolain 26§:n mukaisesti oikeus tarkastaa häntä koskevat rekisteriin tallennetut tiedot toimittamalla sitä koskeva kirjallinen pyyntö Kaiku HR Oy:lle.

Jos rekisteröidyissä tiedoissa on virheitä, rekisteröity voi esittää henkilörekisterissä olevan itseään koskevan virheellisen tiedon korjaamista. Pyyntö tulee tehdä kirjallisena ja esittää osoitteeseen: Kaiku HR Oy, Tehtaankatu 6, 26100 Rauma tai sähköpostilla osoitteeseen anniina.aho@kaikuhr.fi. Henkilötiedot voidaan oikaista esim. rekisteröidyn toimittaman lisäselvityksen perusteella.

Henkilötietolain 30§:n mukaan rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten. Jos toimintaan tulee muutoksia, johon liittyy tällainen henkilötietojen käsittely, asiasta ilmoitetaan rekisteröidyille, samoin kuin heidän oikeuksistaan sekä siitä miten tietoja käytetään.